業(yè)主都是有思想的,有思想就會(huì)有理解和處事的差異,在服務(wù)客戶的過(guò)程中,不可能聽到的全是贊美聲,遇到投訴在所難免。那么,作為一個(gè)出色的物業(yè)服務(wù)人員,
應(yīng)如何巧妙的應(yīng)對(duì)業(yè)主的投訴呢
基本技巧:
(1)不回避不拒絕業(yè)戶的投訴;
(2)面帶微笑、直視業(yè)戶的眼睛(若是電話中,放下手頭的事情,安靜的聽);
(3)保持平靜的心情默默聆聽;
(4)任業(yè)戶盡情發(fā)泄情緒,不打斷業(yè)戶的陳述;
(5)認(rèn)真仔細(xì)地聽,不遺漏細(xì)節(jié),總結(jié)投訴的核心;
(6)不討論不爭(zhēng)執(zhí)。
必須避免的做法:
(1)情緒抵觸,面色難看;
(2)不耐煩,心不在焉;
(3)同業(yè)戶爭(zhēng)執(zhí)、激烈討論,情緒激動(dòng);
(4)挑剔業(yè)戶的態(tài)度不好,說(shuō)話陰陽(yáng)怪氣;
(5)直接回絕業(yè)戶或中途做其他事情、聽電話等;
(6)為自己辯護(hù)。
業(yè)戶在提出抱怨的時(shí)候一定會(huì)加入自己的感情。不會(huì)那么理智時(shí),就會(huì)隨時(shí)可能說(shuō)出某些不理智或粗暴的話來(lái)。所以,客服不要跟投訴的業(yè)主辯是非、講道理。
有些業(yè)主投訴,只是想發(fā)泄一下心中的不滿情緒,使自己的心理上得到一種平衡。所以客服的“耐心聆聽”尤為重要,傾聽會(huì)讓你了解業(yè)主的真正意圖,傾聽才能了解業(yè)主的個(gè)性特點(diǎn),才能找到正確解決投訴問(wèn)題的方法。
基本技巧:
(1)認(rèn)同業(yè)戶的投訴;
(2)善用親和的語(yǔ)氣去勸慰對(duì)方,穩(wěn)定業(yè)戶較激動(dòng)的情緒;
(3)站在業(yè)戶的立場(chǎng)為對(duì)方設(shè)想;
(4)對(duì)業(yè)戶的行為表示理解;
(5)虛心接受投訴;
(6)主動(dòng)做好投訴細(xì)節(jié)的記錄。
必須避免的做法:
(1)批駁業(yè)戶的投訴;
(2)不做記錄,任由事態(tài)發(fā)展;
(3)表明不能幫助業(yè)戶;
(4)有不尊重業(yè)主的言語(yǔ)行為;
(5)極力狡辯,激化矛盾;
(6)面露不耐煩或譏諷和挖苦表情。
對(duì)業(yè)戶的抱怨,首先要做到理解和認(rèn)同,“虛心接受”業(yè)戶的投訴,有則改之,無(wú)則勉之,只有站在業(yè)戶的角度想問(wèn)題,才能解決矛盾,才能想出辦法消除這些抱怨。任何辯解和排斥抵觸對(duì)于解決業(yè)戶的投訴都是不利的。
基本技巧:
(1)多問(wèn)幾個(gè)為什么;
(2)即便有答案了,也需要業(yè)戶肯定。比如問(wèn):“您說(shuō)呢?”;
(3)重復(fù)業(yè)戶所說(shuō)的重點(diǎn),確認(rèn)是否理解業(yè)戶的意思和目的;
(4)了解投訴的重點(diǎn)所在,問(wèn)題圍繞重點(diǎn);
(5)邊想邊問(wèn),邊聽邊問(wèn);
(6)問(wèn)的問(wèn)題實(shí)際上已經(jīng)包括了答案。
必須避免的做法:
(1)問(wèn)題東拉西扯,沒(méi)有主題;
(2)同一問(wèn)題重復(fù)次數(shù)太多;
(3)問(wèn)題莫名其妙、嘩眾取寵;
(4)光自己?jiǎn),不允許業(yè)戶問(wèn);
(5)中途將問(wèn)題移交給別人處理;
(6)問(wèn)題牽涉業(yè)戶隱私。
面對(duì)投訴,客服往往處于被動(dòng)地位,為了變被動(dòng)為主動(dòng),很科學(xué)地解決業(yè)戶投訴的問(wèn)題,客服需要理解業(yè)戶投訴的動(dòng)機(jī)和投訴的問(wèn)題實(shí)質(zhì),提問(wèn)之前,客服需要仔細(xì)思考,而不是應(yīng)急反應(yīng)地隨意提問(wèn),客服的問(wèn)題要以解決業(yè)戶投訴的問(wèn)題為目的。
基本技巧:
(1)具體問(wèn)題具體分析,按實(shí)際情況科學(xué)解決投訴;
(2)避免被業(yè)戶抱怨左右,就事論事,耐心地解釋,援引公司的政策制度和國(guó)家法律法規(guī)進(jìn)行處理;
(3)處理投訴要公平合理;
(4)超出權(quán)限范圍的,客服要向業(yè)戶說(shuō)明,并迅速請(qǐng)示上級(jí);
(5)對(duì)于確實(shí)屬于客服失誤的,早處理;
(6)暫時(shí)無(wú)法處理的,可將事情詳細(xì)記錄,留下業(yè)主的聯(lián)系電話,并承諾盡快答復(fù)(承諾的事情必須辦到)。
必須避免的做法:
(1)光說(shuō)不練;
(2)死板教條,完全按公司政策制度處理;
(3)一味地滿足業(yè)戶要求,給予不合理的承諾;
(4)將問(wèn)題推給他人處理;
(5)沒(méi)有處理權(quán)限,又不匯報(bào),引起業(yè)戶不滿;
(6)猶豫不決、馬馬虎虎地處理。
實(shí)際解決投訴問(wèn)題是最關(guān)鍵的一步,只有有效地妥善解決了業(yè)戶的問(wèn)題,才算完成了對(duì)這次投訴的處理。
基本技巧:
(1)知己知彼,掌握談判主動(dòng)權(quán);
(2)談判當(dāng)中應(yīng)先小人,后君子;
(3)讓業(yè)戶先提出的解決方案,然后談判;
(4)對(duì)業(yè)戶的情緒引導(dǎo)也要求準(zhǔn)確、生動(dòng)、富有感染力的表達(dá)能力;
(5)表明有足夠的權(quán)力解決問(wèn)題;
(6)迅速執(zhí)行業(yè)主同意的解決方法。
必須避免的做法:
(1)一味地退讓,全盤接受業(yè)主的方案;
(2)堅(jiān)守“業(yè)主總是對(duì)的”原則;
(3)不了解業(yè)主真正的需求就進(jìn)行談判;
(4)失去自己的立場(chǎng);
(5)固持己見;
(6)沒(méi)有將此事追蹤到底。
和客戶談判這是整個(gè)投訴過(guò)程的核心階段。在談判時(shí)客服有義務(wù)維護(hù)公司的利益,要了解手中可用的牌,要具備豐富的知識(shí),掌握心理學(xué),牢牢掌握談判的主動(dòng)權(quán),要顯示出誠(chéng)意和信心,并表明你有足夠的權(quán)力解決問(wèn)題。
談判的依據(jù)是法律和道理,先小人,后君子。絕不一味地退讓,要維護(hù)自己的立場(chǎng),也要保證業(yè)主滿意。
基本技巧:
(1)真情實(shí)意,不做作,不虛假;
(2)感謝業(yè)主的批評(píng);
(3)誠(chéng)心誠(chéng)意地道歉;
(4)將心比心,語(yǔ)氣平和;
(5)表示今后一定改進(jìn)工作。
必須避免的做法:
(1)簡(jiǎn)單化地感謝業(yè)主;
(2)喋喋不休地感謝;
(3)不情愿地道歉;
(4)一邊道歉,一邊抱怨;
(5)對(duì)不滿意的業(yè)主表現(xiàn)出不在乎或討厭的態(tài)度;
(6)光感謝,不解決實(shí)際問(wèn)題。
不論責(zé)任是否在于自己,客服都應(yīng)該誠(chéng)心誠(chéng)意地向業(yè)主道歉,并對(duì)業(yè)主提出的問(wèn)題表示感謝,努力讓業(yè)主感覺受到重視。
感謝時(shí),態(tài)度要真誠(chéng);對(duì)投訴問(wèn)題不敷衍,不拖延;解決問(wèn)題時(shí),一定要讓業(yè)主感受到誠(chéng)意。
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